PRIVACY BELEID

Privacy is zeer belangrijk voor Automation. We willen onze (potentiële) klanten, leveranciers en zakenpartners zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hieronder vindt u dan ook ons beleid inzake het verzamelen, opslaan, gebruiken, communiceren en openbaar maken van uw persoonsgegevens. 

Automation wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de EU verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG.


TOEPASSINGSGEBIED

Dit privacy beleid (hierna: “Privacy Beleid”) is van toepassing op elk bezoek aan en gebruik van de website (www.automation.be) alsook op alle (commerciële) relaties (en de gegevensuitwisseling die eventueel hiermee gepaard gaat) tussen Automation en haar (potentiële) klanten, leveranciers en/of zakenpartners.


IDENTITEIT VAN DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING

Automation nv (hierna genoemd “Automation”), met maatschappelijke zetel gevestigd te 1500 Halle, Dassenveld zone 4A, Zinkstraat 2 en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0403.101.811 is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. De verantwoordelijke voor de verwerking is diegene die het doel en de middelen (het ‘wat’, het ‘hoe’ en het ‘waarom’) van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt.

Automation kan gecontacteerd worden per post, via telefoon +32 (0)2 358 35 75, via e-mail privacy@automation.be of via een contactformulier op de website.

Specifiek met betrekking tot het Privacy Beleid kunnen behoudens de hierboven vermelde contactgegevens, ook de volgende personen gecontacteerd worden:

De Heer Geeroms Lieven (CFO)  lieven.geeroms@automation.be 


PERSOONSGEGEVENS DIE DOOR AUTOMATION VERWERKT WORDEN

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om iemand te identificeren. Dit omvat onder meer, maar niet exclusief, gegevens zoals naam, adres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook andere informatie zoals IP-adres, informatie over de bedrijfssector, enzoverder.

Welke gegevens wij verzamelen is afhankelijk van de context van uw interactie met ons, de wijze van contactname en de door u verstrekte informatie. 

Volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:

Gegevens die door u worden meegedeeld bij het plaatsen van een bestelling, bij het opvragen van een offerte, bij het invullen van het contactformulier op de website, bij het registreren voor de nieuwsbrief, bij het bezoeken van onze kantoren of beursstand, bij het uitwisselen van business cards of bij elke andere vorm van contactname (bv. per telefoon, e-mail, post, bij een bezoek, LinkedIn):

Persoonlijke en elektronische identificatiegegevens

  • Naam 
  • Voornaam 
  • E-mailadres 
  • Telefoonnummer (vast/gsm) 
  • Faxnummer 
  • Bedrijfsadres
  • Functie en hoedanigheid 
  • Bedrijfsnaam 
  • Geslacht

DOEL EN JURIDISCHE GROND 

Deze gegevens worden verzameld met het oog op prospecten-, klanten – en leveranciersbeheer, het leveren van een kwalitatieve dienstverlening, het verwerken van bestellingen en leveringen, waaronder de opmaak van een offerte, leverings- of bestelbon, en met het oog op boekhouding en facturatie. Tevens kan deze informatie gebruikt worden voor marketingdoeleinden of uit veiligheidsoverwegingen.

De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de (potentiële) uitvoering van een overeenkomst. Het verstrekken van bovenstaande persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om contact op te nemen met Automation en eventueel een overeenkomst af te sluiten. Wanneer u deze gegevens niet verstrekt, is het voor Automation onmogelijk om met u contact op te nemen en aldus een contract aan te gaan.

Wanneer deze gegevens gebruikt worden louter om te communiceren met de medewerkers van Automation of een met Automation gelieerde onderneming, is de juridische grond voor dit verwerken het rechtmatig belang om hoogwaardige klantenservice en productondersteuning aan te bieden.

Wanneer de persoonsgegevens eveneens gebruikt worden voor marketingdoeleinden is de juridische grond ofwel het rechtmatig belang van Automation om publiciteit te voeren aan reeds bestaande klanten voor gelijkaardige producten, ofwel toestemming voor het ontvangen van marketinginformatie gegeven door u.

Gegevens die worden meegedeeld bij een sollicitatie:

  • Persoonlijke identificatiegegevens (incl. contactgegevens en familiale gegevens) 
  • Academisch curriculum 
  • Professionele ervaring 
  • Publicaties en/of portfolio, persoonlijke kenmerken, gedragsgegevens 
  • Lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties 
  • Beroepsbekwaamheid

DOEL EN JURIDISCHE GROND

Teneinde uw sollicitatie te kunnen verwerken is het noodzakelijk dat u bovenstaande gegevens verstrekt. Het niet verstrekken van deze gegevens zal ertoe leiden dat Automation uw sollicitatie niet kan behandelen.

De juridische grond voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de uitvoering van een overeenkomst alsook het rechtmatig belang van Automation. om de capaciteiten en persoonlijke kenmerken van de betrokkene te controleren in functie van de vacature.

Wanneer de verstrekte informatie bijzondere categorieën van persoonsgegevens zou bevatten (zoals nationaliteit, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, rijksregisternummer, gegevens over het seksuele leven, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond,…) dan is de juridische grond voor de verwerking toestemming van u voor het verwerken van deze gegevens.

  • Gegevens die automatisch worden verzameld bij bezoek aan de Website (Cookies)
  • IP-adres 
  • Browser 
  • Besturingssysteem 
  • Domeinnaam 
  • Tijdstip van connectie en van het bezoek van pagina’s op www.automation.be 
  • Externe website die doorverwees naar Automation 
  • Pagina’s die u op www.automation.be bezocht hebt 
  • zie ook Cookie Beleid

DOEL EN JURIDISCHE GROND

Het gebruik van Cookies dient om de website gemakkelijk toegankelijk te maken en de kwaliteit van de dienst te verbeteren.

De juridische grond van deze verwerking is gebaseerd op toestemming. Voor meer informatie hierover gelieve ons ‘Cookie Beleid’ (zie hieronder) te raadplegen.


WIJZE VAN VERZAMELING PERSOONSGEGEVENS

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij, respectievelijk in het kader van:

  • Het plaatsen van een bestelling 
  • Het opvragen van een offerte 
  • Het invullen van het contactformulier op de website 
  • Het registreren voor de nieuwsbrief 
  • Het uitwisselen van business cards 
  • Elke andere vorm van correspondentie of contactname (bv. per telefoon, e-mail, post, LinkedIn) 
  • Een bezoek aan de website (via Cookies) 
  • Een samenwerking met een commerciële partner (agenten, distributeurs,…)


DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

De hierboven vermelde persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor volgende doeleinden:

  • Prospecten-, klanten– en leveranciersbeheer (opstellen (potentiële ) klanten-, partner– en leverancierslijsten) 
  • Communicatie met de betrokkene 
  • Verwerken van bestellingen en leveringen 
  • De opmaak van een offerte, leverings- of bestelbon, administratie 
  • Boekhouding en facturatie 
  • Dienst na verkoop 
  • Het gemakkelijk toegankelijk maken van de website en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening 
  • Veiligheid 
  • Marketingdoeleinden, waaronder direct marketing 
  • Recrutering en selectie

Ingeval Automation gebruik maakt van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing, heeft u steeds het recht om u hiertegen te verzetten via een eenvoudig verzoek (mogelijkheid om ‘uit te schrijven’).

Per doelstelling kan de rechtsgrond van de verwerking één van de volgende zijn:

  • Uw vrije toestemming voor de verwerking 
  • De voorbereiding of uitvoering van een contract 
  • Een wettelijke verplichting 
  • Een prevalerend gerechtvaardigd belang in hoofde van Automation, in welk geval wij streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy 

Wanneer de rechtsgrond van de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, heeft u steeds het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Dit kan via een eenvoudig verzoek gericht aan Automation via de contactgegevens vermeld in dit Privacy Beleid onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens enkel om bovengenoemde doeleinden te realiseren, tenzij we uw ondubbelzinnige en vrije toestemming krijgen om uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen opgelegd door een verordening, een wet, een decreet of een besluit.


BEWAARTERMIJN

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is voor de naleving van een (i) verjarings –of vervaltermijn voorzien in de wet of (ii) andere wettelijke verplichting, worden uw gegevens niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals omschreven in dit Privacy Beleid onder ‘Doeleinden van de verwerking’. 


OPENBAARMAKING PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

De verwerkte persoonsgegevens worden enkel en alleen én in overeenstemming met dit Privacy Beleid aan volgende ontvangers meegedeeld:

  • Verantwoordelijke voor de verwerking 
  • Betrokkene zelf
  • Verwerkers, waarop met het oog op een specifieke opdracht beroep wordt gedaan (bv. een marketingcampagne, IT-dienstverleners, transporteurs) of die optreden als commerciële partners (handelsagent, distributeur,…)

Voormelde verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van Automation. Automation kan volgende garanties omtrent de gegevensverwerking door deze verwerkers voorleggen:

  • Automation heeft in haar overeenkomst met deze derden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de kwaliteit van de gegevensverwerking in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de relevante privacywetgeving; 
  • De derden kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door Automation en in overeenstemming met dit Privacy Beleid.

Onverminderd het voorgaande is het mogelijk dat Automation uw persoonsgegevens openbaar moet maken:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Automation hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van Automation; 
  • Wanneer Automation of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens één van de overgedragen activa zullen zijn.


RECHTEN VAN DE BETROKKENE

Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten die u kan uitoefenen t.a.v. Automation. Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve contact met ons op te nemen via de contactgegevens beschreven in dit Privacy Beleid onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.

De rechten die u heeft zijn de volgende:

  • recht van inzage uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek: u heeft het recht om kennis te nemen van de gegevens waarover wij beschikken om na te gaan waarvoor Automation deze gegevens gebruikt 
  • recht van aanpassing of rectificatie van verkeerde gegevens: u kunt vragen om onjuiste of onvolledige gegevens te verbeteren, respectievelijk vervolledigen 
  • recht op bezwaar wanneer u het niet eens bent met de manier waarop Automation uw persoonsgegevens verwerkt 
  • recht op overdraagbaarheid van gegevens: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om deze over te dragen aan derden 
  • recht op gegevenswissing: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, dit verzoek kan geweigerd worden 
  • recht op beperking van de verwerking

Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u ons een verzoek te sturen begeleid van een kopie van uw identiteitskaart, dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. Bovendien kunt u deze rechten slechts éénmaal om de zes maanden uitoefenen.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.


DOORGIFTE NAAR DERDE LANDEN

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een doorgifteovereenkomst, die (i) standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, of (ii) gebaseerd is op enig ander mechanisme op grond van de privacywetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. 

In het geval van Automation is het mogelijk dat er een doorgifte gebeurt naar derde landen. Indien gewenst, kunt u steeds meer informatie krijgen omtrent het land waarnaar de doorgifte van uw persoonsgegevens plaatsvindt en de passende maatregelen die genomen zijn. U kunt ons hiervoor contacteren via de contactgegevens vermeld onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’.


KINDEREN

Wij verzoeken personen jonger dan 16 jaar geen persoonlijke gegevens aan Automation mee te delen tenzij er hiervoor toestemming is verkregen van ouder(s) of voogd(en). Als we ontdekken dat we persoonlijke gegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 16 jaar, verwijderen wij deze gegevens zo snel mogelijk.


KLACHTEN

Wanneer u het oneens bent met de manier waarop Automation uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan u vanzelfsprekend contact opnemen met ons via de contactgegevens vermeld onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’. Automation zal de nodige inspanningen leveren om hierop een antwoord te formuleren.

Daarnaast beschikt u over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35 1000 BRUSSEL

Tel: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be


BLIJF OP DE HOOGTE VAN AANPASSINGEN

Automation kan dit Privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties, nieuwe verwerkingsactiviteiten en reacties van betrokkenen. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.