LA DECLARATION DE CONFIDENTIALITE

La confidentialité est très importante pour Automation. Nous voulons informer et respecter autant que possible nos clients (potentiels), nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux ainsi que leur donner le contrôle sur ce qui se passe avec leurs données. Ci-dessous vous trouvez par conséquent notre politique concernant la collecte, le stockage, l'utilisation, la communication et la divulgation de vos données à caractère personnel.

Automation tient à souligner qu'il essaie toujours d'agir conformément au règlement européen de 2016 sur la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE.


CHAMP D’APPLICATION

Cette déclaration de confidentialité (ci-après : « Déclaration de Confidentialité ») est d’application à chaque visite et utilisation du site web (www.automation.be) tout comme sur toutes les relations (commerciales) (et l’échange de données qui y est éventuellement lié) entre Automation et ses clients (potentiels), fournisseurs et/ou partenaires d’affaires. 


IDENTITE DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Automation sa (ci-après « Automation »), avec siège social sis à 1500 Halle, Dassenveld zone 4A, Zinkstraat 2 et inscrite dans la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0403.101.811 est responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Le responsable du traitement est celui qui détermine le but et les moyens (le « quoi », le « comment » et le « pourquoi ») du traitement des données à caractère personnel. 

Automation peut être contacté par courrier, par téléphone +32 (0)2 358 35 75, par mail (automation@automation.be) ou par l’intermédiaire d’un formulaire de contact sur le site web.

En ce qui concerne spécifiquement la Déclaration de Confidentialité, en dehors des données de contact mentionnées ci-dessus, les personnes suivantes peuvent être contactées également : 
Monsieur Lieven Geeroms (DAF)  lieven.geeroms@automation.be 


DONNEES A CARACTERE PERSONNEL TRAITE PAR AUTOMATION

Les données à caractère personnel signifient toutes les données qui rendent possible d’identifier quelqu’un. Cela comprend entre autres, mais pas exclusivement, des données telles que le nom, l’adresse, le nom d’utilisateur, le courrier électronique et le numéro de téléphone mais également des autres informations telles que l’adresse IP, des informations sur le secteur d’activité, et ainsi de suite. 

Les données spécifiques que nous collectons dépendent du contexte de votre interaction avec nous, de la manière du contact et de les informations fournies par vous. 

Les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées par nous : 

Des données que vous nous fournissez lors d’une commande, lors de la demande d’une offerte, lors du remplissement du formulaire de contact sur le site web, lors de l’enregistrement pour la lettre d’information, lors de la visite de nos bureaux ou stand d’exposition, lors de la transmission de cartes de visite ou lors de chaque autre forme de prise de contact (p. ex. par téléphone, courrier électronique, la poste, une visite, LinkedIn) :

Coordonnées d’identification personnelles et électroniques

  • Nom
  • Prénom
  • Courrier électronique
  • Numéro de téléphone (fixe/GSM)
  • Numéro de fax
  • Adresse professionnelle
  • Fonction et qualité
  • Nom de l’entreprise
  • Sexe

BUT ET BASE JURIDIQUE 
Ces données sont collectées en vue de la gestion de la prospection, de la clientèle et des livraisons, le traitement des commandes et des livraisons, l’offre de services qualitatifs, dont la rédaction d’une offre, d’un bon de livraison ou d’un bon de commande et en vue de la comptabilité et de la facturation. Ces informations peut également être utilisée à des fins de marketing ou pour des raisons de sécurité. 

La base juridique pour le traitement des données à caractère personnel est l’exécution (potentielle) d’un accord. La divulgation des données à caractère personnel susmentionnées est une condition nécessaire pour prendre du contact avec Automation et pour éventuellement conclure un accord. Lorsque vous ne fournissez pas ces données, il est impossible pour Automation de prendre contact avec vous et ainsi de conclure un contrat. 

Lorsque ces données sont utilisées uniquement pour communiquer avec les employés de Automation ou avec une entreprise liée à Automation, la base juridique pour ce traitement est l’intérêt légitime d'offrir un service client et un support produit de haute qualité.

Si les données à caractère personnel sont également utilisées à des fins de marketing, la base juridique est soit l'intérêt légitime de Automation de faire de la publicité à des clients déjà connus pour des produits semblables, soit l’autorisation de votre part de recevoir des informations marketing.

  • Données qui sont communiquées lors d’une candidature:
  • données d’identification personnelles (y compris les données de contact et les données familiales);
  • curriculum académique ;
  • expérience professionnelle ;
  • Publications et/ou portefeuille, données personnelles, données de comportement ;
  • Appartenir à ou participer à des organisations professionnelles ;
  • Capacité professionnelle

BUT ET BASE JURIDIQUE

Afin de pouvoir traiter votre candidature, il est nécessaire que vous fournissiez les données susmentionnées. Ne pas fournir ces données, empêchera Automation de traiter votre candidature. 

La base juridique pour traiter ces données à caractère personnel est l’exécution d’un contrat, tout comme l’intérêt justifié de Automation de contrôler les capacités et les caractéristiques personnelles de la personne concernée en fonction de l’emploi vacant. 

Si le Curriculum Vitae contient des catégories spéciales de données à caractère personnel (telles que la nationalité, les données de santé, le casier judiciaire, le numéro du Registre National, les données concernant la vie sexuelle, des opinions politiques, l’affiliation à un syndicat…), la base juridique pour le traitement est l’consentement de votre part pour le traitement de ces données. 

Données qui sont collectées automatiquement lors d’une visite au Site Web (Cookies)

  • Adresse IP
  • Navigateur
  • Système d’opération 
  • Nom du domaine
  • Moment de connexion et de visite des pages sur www.automation.be 
  • Site web externe qui vous renvoyait vers Automation 
  • Les pages sur www.Automation.com que vous avez visitées
  • Voir Politique en matière des Cookies 

BUT ET BASE JURIDIQUE

L’utilisation de Cookies sert à rendre le site web facilement accessible et à améliorer la qualité du service.

La base juridique de ce traitement est basée sur l’consentement. Pour plus d’informations à cet égard, veuillez consulter notre « Politique en matière de Cookies » (voir ci-dessous). 


METHODE ET COLLECTE DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Ces données à caractère personnel sont collectées lors de respectivement dans le cadre de:

  • Le placement d’une commande
  • La demande d’offre
  • Le remplissage du formulaire de contact sur le site web
  • L’inscription à la newsletter 
  • L’échange de cartes de visite
  • Chaque autre forme de correspondance ou de contact (par exemple par téléphone, courrier électronique, courrier, LinkedIn)
  • Une visite au site web (à travers des Cookies)
  • Une coopération avec un partenaire commercial (agents, distributeurs…)


BUTS DU TRAITEMENT

Les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus sont traitées par nous aux fins suivantes :

  • Gestion de la prospection, des clients et du fournisseur (rédiger des listes de clients (potentiels), partenaires et de fournisseurs) 
  • Communication avec la personne concernée 
  • Traitement de commandes et de livraisons
  • La rédaction d’une offre, d’un bon de livraison ou d’un bon de commande, administration 
  • Comptabilité et facturation
  • Service après-vente
  • Rendre le site web facilement accessible et améliorer la qualité du service 
  • Sécurité
  • Objectifs de marketing, dont la prospection
  • Recrutement et sélection

Si Automation utilise vos données à caractère personnel pour des fins de prospection, vous avez toujours le droit de vous y opposer à travers une simple demande (possibilité de se « désinscrire »). 

Par objectif, la base juridique du traitement peut être l’une des suivantes : 

  • Votre libre consentement pour le traitement 
  • La préparation ou l’exécution d’un contrat 
  • Une obligations légale
  • Un intérêt justifié et prévalant dans le chef d’Automation, auquel cas nous aspirons à obtenir un équilibre entre cet intérêt et le respect de votre vie privée.

Lorsque la base juridique du traitement est basée sur votre libre consentement, vous avez toujours le droit de retirer cette permission à chaque instant. Cela peut se faire à travers une demande simple adressée à Automation à travers les coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de Confidentialité sous ‘Identité du responsable du traitement’. 

Nous rassemblons et utilisons vos données à caractère personnel uniquement pour réaliser les objectifs susmentionnés, à moins que nous obtenions votre consentement univoque et libre d’utiliser vos données à caractère personnel à des autres buts, ou sauf si le traitement est nécessaire pour se conformer à une obligation imposée par une ordonnance, une loi, un décret ou une décision.


DUREE DE CONSERVATION

Sauf si une durée de conservation plus longue est requise ou justifiée (i) en respectant un délai de prescription ou un délai d'expiration prévu par la loi ou (ii) en respectant une autre obligation légale, vos données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour le but pour lequel les données ont été collectées, comme décrit dans cette Déclaration de Confidentialité sous la rubrique « Buts du traitement ».


LA DIVULGATION DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL A DES TIERS 

Les données à caractère personnel traitées peuvent seulement être communiquées conformément à cette Déclaration de Confidentialité aux destinataires suivants :

  • Le responsable du traitement
  • La personne concernée même
  • Les sous-traitants, auxquels on fait appel en vue d’un mandat spécifique (p. ex. une campagne de marketing, des fournisseurs de services informatiques, des transporteurs) ou qui agissent en tant que partenaires commerciaux (agent commercial, distributeur…)

Les sous-traitants susmentionnés agissent exclusivement pour le compte d’Automation. Automation peut garantir le suivant concernant le traitement des données par ces traitants:

  • Automation a conclu des accords clairs dans son accord avec ces tiers concernant la qualité du traitement des données conformément aux obligations imposées par la régulation sur la vie privée pertinente ;
  • Les tiers ne peuvent utiliser les données qu'à des fins déterminées par Automation et conformément à la présente Déclaration de Confidentialité ;

Sans préjudice de ce qui précède, il est possible qu’Automation doive divulguer vos données à caractère personnel :

  • Aux autorités compétentes (i) lorsque Automation est obligé de le faire sur base de la loi ou dans le cadre d'une procédure judiciaire et (ii) pour indemniser et défendre les droits d’Automation;
  • Lorsque Automation ou la quasi-totalité de ses actifs sont repris par un tiers, parce que dans ce cas, vos données à caractère personnel seront l'un des actifs transférés.


LES DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

En tant que personne concernée, vous disposez de certains droits que vous pouvez exercer à l’égard de Automation. Si vous désirez exercer un de ces droits, veuillez nous contacter moyennant les coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de Confidentialité sous ‘Identité du responsable du traitement’.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'accès au plus tard un mois après la réception de la demande : vous avez le droit de prendre connaissance des données dont nous disposons afin de vérifier pourquoi Automation utilise ces données.
  • droit de rectification de données inexactes: vous pouvez demander de rectifier, respectivement compléter les données exactes ou incomplètes.
  • droit d’opposition lorsque vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont Automation traite vos données à caractère personnel ;
  • droit à la portabilité de vos données : dans certaines conditions vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et de les transmettre à des tiers ;
  • droit d’effacement : dans certaines conditions vous avez le droit de demander l’effacement de vos données, ce qui peut être refusé.
  • droit à la limitation du traitement.

Vous pouvez en principe exercer ces droits de manière gratuite. A cet effet, vous devez nous envoyer une demande avec copie de votre carte d’identité, afin d’éviter chaque divulgation non autorisée des données à caractère personnel.

Si votre demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables pour les coûts administratifs associés à votre demande ou nous pouvons refuser votre demande. De plus, vous ne pouvez exercer ces droits qu'une fois tous les six mois.

Dans tous les cas, nous vous informerons toujours du suivi donné à votre demande dans un délai d'un mois au plus tard.


TRANSFERT VERS DES PAYS TIERS 

Chaque transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace européen économique (EEE) à un destinataire ayant son domicile ou son siège dans un autre pays qui n’est pas visé par une décision d’adéquation, promulguée par la Commission européenne, sera régi par des dispositions d’une convention de transfert, lequel (i) contiendra les clausules types de protection des données fixées dans la ‘Décision de la Commission Européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/EC)’, ou (ii) est basée sur quelconque autre mécanisme sur base de la législation de confidentialité ou quelconque autre réglementation concernant le traitement des données à caractère personnel. 

Dans le cas d’Automation, il est possible qu’il se passe un transfert vers des pays tiers.  Si vous le souhaitez, vous pouvez toujours recevoir plus d’information du pays auquel le transfert de vos données personnelles s’effectue ainsi que les garanties appropriées qui ont été prises à cet égard.  A cet égard, vous pouvez nous contacter moyennant les coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de Confidentialité sous « identité du responsable du traitement ».


ENFANTS

Nous demandons à des personnes plus jeunes que 16 ans de ne pas communiquer des données à caractère personnel à Automation, à moins qu’un parent ou gardien en a donné l’consentement.  Si nous découvrons que nous avons rassemblé des données à caractère personnel d’une personne plus jeune que 16 ans, nous enlèverons ces données le plus vite possible.


PLAINTES

Lorsque vous n’êtes pas d’accord avec la manière dont laquelle Automation rassemble, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez évidemment nous contacter moyennant les coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de Confidentialité sous « identité du responsable du traitement ». Automation fera le nécessaire afin d’y formuler une réponse.

En outre, vous disposez de la possibilité d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle, que vous pouvez contacter à l’aide des coordonnées suivantes :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse 35 1000 BRUXELLES

Tel : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

Courrier électronique : contact@apd-gba.be


RESTEZ AU COURANT DES MODIFICATIONS

Automation peut changer de temps en temps cette Déclaration de Confidentialité, par exemple en raison d’évolutions du marché, de nouvelles opérations de traitement et des réactions des parties impliquées. Nous vous invitons par conséquent à toujours consulter la dernière version de cette Déclaration sur notre site Web. Il va de soi que nous vous informons préalablement à travers nos sites Web ou à travers des autres moyens de communication courants de chaque modification de fond et nous demandons, si la loi l’exige, votre permission préalable pour nos (nouvelles) opérations de traitement.